CIO浪費(fèi)資金十宗罪：如何將預(yù)算用到刀刃上？

原創(chuàng)
作者：悠哉 2009-06-25 12:32:02

云計(jì)算

新聞 公司削減成本的矛頭往往直指IT部，所以，要想更好地防止預(yù)算被大刀闊斧地砍掉，就要盡可能鑒別并控制不必要的開銷。以下列舉出IT浪費(fèi)的“十宗罪”供借鑒。

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【51CTO.com快譯6月25日外電頭條】許多企業(yè)IT部門的CIO都懷念當(dāng)年IT的黃金時(shí)代，那時(shí)候公司資金充足，IT部門或多或少浪費(fèi)一些，情況并沒有那么嚴(yán)重。然而今非昔比了。如今，企業(yè)往往預(yù)算緊張、備用資金也很少，這就意味著，IT部門應(yīng)該在你的上級(jí)對(duì)你“下手”之前好好做功課，認(rèn)真、仔細(xì)地研究資金的流向以及能夠削減預(yù)算的地方。

本文將為你分析資金可能會(huì)悄悄從CIO指尖流出的10條主要途徑——其中一些似乎眾人皆知，但還是有不少公司正在這些方面浪費(fèi)著有限的成本。你怎么樣呢？

1、浪費(fèi)能源

盡管去年能源方面的開銷在下降，但從下降比率的態(tài)勢看，似乎有恢復(fù)的苗頭。對(duì)絕大多數(shù)公司來說，電費(fèi)仍然是一項(xiàng)巨大的開支——而IT部無疑是個(gè)耗電大戶。通過采取一些節(jié)能措施，節(jié)約出來的費(fèi)用會(huì)超出您的預(yù)期。

當(dāng)然，大多數(shù)服務(wù)器需要7×24小時(shí)被訪問，但不意味著因此IT人員就可以大意。例如，他們往往會(huì)在什么都不做、也不需要遠(yuǎn)程訪問的時(shí)候，讓工作站/終端繼續(xù)開著，或者使用屏保來代替關(guān)閉顯示器（我估計(jì)這兩種情況都非常常見）。如今的電源設(shè)置系統(tǒng)已經(jīng)非常方便，IT人員已經(jīng)沒有任何理由做不到這些；但總有一些IT工程師會(huì)借口需要最高性能而關(guān)閉省電功能。

當(dāng)辦公室和服務(wù)器機(jī)房沒有人時(shí)應(yīng)該怎么做呢？大多數(shù)人都沒有考慮到，這些細(xì)節(jié)的累積，也會(huì)有令人吃驚的成本節(jié)約。盡量多使用節(jié)能燈、購買能源之星等級(jí)設(shè)備，從長遠(yuǎn)來看可以節(jié)省出大筆的費(fèi)用。

2、為移動(dòng)技術(shù)支付過高成本

對(duì)于IT人士來說，手機(jī)和移動(dòng)設(shè)備就是“有趣的玩具”；但企業(yè)為此支付的設(shè)備和預(yù)算卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出實(shí)際需求。最近的一項(xiàng)調(diào)查顯示，對(duì)于由公司買單的花費(fèi)套餐，只有四分之一的員工使用了75%以上的金額，有幾乎近一半（48%）的費(fèi)用計(jì)劃壓根兒沒人使用！在讀者看到這篇文章的時(shí)候，相當(dāng)一批企業(yè)還沒有出臺(tái)有效的關(guān)于移動(dòng)設(shè)備的使用策略。

3、不允許員工SOHO辦公

很多CIO和企業(yè)管理者們尚未意識(shí)到，允許員工全部或用部分時(shí)間進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公對(duì)企業(yè)和員工雙方來說都具有顯著的成本效益。也許企業(yè)主管反對(duì)這樣安排的原因之一是無法有效監(jiān)管員工，IT部門則可能會(huì)擔(dān)心遠(yuǎn)程工作人員會(huì)面臨到安全威脅。然而隨著現(xiàn)代技術(shù)，例如NAP/NAC和DirectAccess的發(fā)展，可以確保遠(yuǎn)程系統(tǒng)正確、安全的連接到公司局域網(wǎng)并提供保護(hù)。

【51CTO.com編者注：網(wǎng)絡(luò)訪問保護(hù)技術(shù)NAP（Network Access Protection）是為微軟下一代操作系統(tǒng)Windows Vista和Windows Server Longhorn設(shè)計(jì)的新的一套操作系統(tǒng)組件，可以在訪問私有網(wǎng)絡(luò)時(shí)提供系統(tǒng)平臺(tái)安全校驗(yàn)。網(wǎng)絡(luò)接入控制NAC（Network Access Control）是由思科(Cisco)主導(dǎo)的產(chǎn)業(yè)級(jí)協(xié)同研究成果，可以協(xié)助保證每一個(gè)終端在進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)前均符合網(wǎng)絡(luò)安全策略。DirectAccess是Windows 7的一個(gè)全新功能，可以讓遠(yuǎn)程用戶不借助VPN就可以通過互聯(lián)網(wǎng)安全的接入公司的內(nèi)網(wǎng)，可參見51CTO.com此前文章《盤點(diǎn)Windows 7中增加或改進(jìn)的十大安全功能》 。】

讓更多的員工在家辦公能夠節(jié)省辦公室、停車場和空調(diào)的費(fèi)用，員工則可以節(jié)省服裝、午餐和交通上的支出。他們會(huì)更加享受工作，最終把額外的時(shí)間放在提高生產(chǎn)力上從而使公司獲益。許多與IT相關(guān)的工作，例如內(nèi)部開發(fā)和網(wǎng)站設(shè)計(jì)，都可以采用SOHO。

4、公司員工能夠勝任的工作卻請(qǐng)顧問來做

有一種現(xiàn)象在企業(yè)中相當(dāng)普遍：企業(yè)的某種管理方式已經(jīng)被在員工在幾個(gè)月或者幾年之內(nèi)一直詬病，并明確向企業(yè)提出改變的要求和方法；但企業(yè)卻一直置之不理，寧肯聘請(qǐng)一名顧問，支付幾萬甚至幾十萬美元做“研究”——最后得出和員工相同的結(jié)論。

如果你的員工具備特殊領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，并且時(shí)間允許，為什么不把工作交給他們?nèi)プ瞿?？相比而言，這比引進(jìn)一個(gè)外部專家來說更具效益——且不說收費(fèi)昂貴，單說外援搞清楚公司內(nèi)部流程和具體需求的時(shí)間就是一筆不小的成本。

如果你的確需要一名顧問，那就一定要仔細(xì)核查證書和資料——雖然大多數(shù)IT顧問還是很專業(yè)的。要知道，咨詢顧問這個(gè)領(lǐng)域是冒牌專家最“鐘愛”的領(lǐng)域之一，他們會(huì)高談闊論一些專業(yè)技術(shù)，向你推薦最新最流行的技術(shù)——無論是你是否需要——或者向你推銷你壓根用不上的產(chǎn)品。

5、在集成商可以勝任時(shí)雇用全職員工

當(dāng)然，上面一個(gè)問題并不是說要反對(duì)企業(yè)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候使用顧問和集成商，而不是一概雇用全職員工。

為了臨時(shí)性的工作而雇傭正式員工，容易使你發(fā)現(xiàn)你的身邊出現(xiàn)了很多吃干飯、無所事事的員工——因?yàn)樗麄儔焊鶅簺]有足以和他們薪酬匹配的工作量?；蛘?，你將被迫裁員，但這似乎無論對(duì)企業(yè)還是對(duì)員工都不是件痛快事兒。

在這種情況下，當(dāng)您目前沒有充足的專業(yè)人才來承擔(dān)工作時(shí)，聘請(qǐng)獨(dú)立的承包商往往會(huì)更具成本效益。您不但可以限制承諾期限，還不必支付其它福利，如保險(xiǎn)和休假/病假時(shí)間。還省去了與正式員工相關(guān)的稅務(wù)問題以及文件歸檔等方面的行政開銷。

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6、不必要的升級(jí)

企業(yè)經(jīng)常有很恰當(dāng)?shù)睦碛蓙頌檐浖陀布?jí)。當(dāng)用戶需要用到新的操作系統(tǒng)或應(yīng)用程序提供的功能，或者能夠使他們的工作更加輕松有效，那就有升級(jí)的必要；當(dāng)現(xiàn)有的硬件不能運(yùn)行那些你必須要用的程序時(shí)，當(dāng)然有必要購買新的電腦。

但是，有些公司遵循一套“升級(jí)時(shí)間表”，即每隔x年進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)、遷移到新的操作系統(tǒng)；或者，要在主要軟件版本發(fā)布后的X個(gè)月之后或在第一個(gè)補(bǔ)丁出來后立即更新；或者其他一些理由的觸發(fā)機(jī)制——很像英國維多利亞時(shí)代“不管是否有需求，每周六晚必須洗澡”的習(xí)慣。

認(rèn)真評(píng)估正在使用的系統(tǒng)和軟件是否真的需要升級(jí)正在變得更加有意義。通常，為了節(jié)省新的許可證和行政開銷的成本——而且員工一般也可以接受并且免去了部署的麻煩——企業(yè)應(yīng)該繼續(xù)堅(jiān)持使用現(xiàn)在運(yùn)行的系統(tǒng)，只要它還能適應(yīng)現(xiàn)在的工作

這個(gè)原則同樣適用于服務(wù)器。有最新最強(qiáng)大的系統(tǒng)運(yùn)行在最強(qiáng)勁的服務(wù)器上當(dāng)然是件很爽的事情，但是它在生產(chǎn)效率、安全和其他非常重要的因素方面真的能夠發(fā)揮出完全超乎尋常的作用嗎？還是只不過為您的企業(yè)增加了一個(gè)新玩具？

7、陳舊低效的設(shè)備升級(jí)不及

另一方面，也有一些公司一門心思要把目前使用的系統(tǒng)壓縮榨出最后一滴！這當(dāng)然也不可取。如果計(jì)算機(jī)過于陳舊，就會(huì)經(jīng)常中斷、需要維修；如果服務(wù)器性能下降，往往會(huì)導(dǎo)致員工網(wǎng)絡(luò)會(huì)無法工作、客戶無法訪問企業(yè)網(wǎng)站，會(huì)使敏感數(shù)據(jù)處于危險(xiǎn)之中。還有，舊的軟件經(jīng)常會(huì)有安全漏洞；陳舊產(chǎn)品能源效率相當(dāng)?shù)拖拢同F(xiàn)代化的機(jī)器相比硬件成本反而大大增加……當(dāng)出現(xiàn)這些問題的時(shí)候，就應(yīng)該考慮投資一些資金來降低運(yùn)營成本，從長遠(yuǎn)來看其實(shí)是節(jié)省成本的。

需要提醒的是，無論是軟件還是硬件升級(jí)都已經(jīng)不是“要么全部要么不做”（all or nothing）的情況了，一些部門或個(gè)人可能需要升級(jí)，而其他人還能夠有一段時(shí)間維持現(xiàn)狀，企業(yè)可以根據(jù)情況分別進(jìn)行。同時(shí)，在進(jìn)行重大升級(jí)時(shí)，比如一個(gè)新的操作系統(tǒng)，往往會(huì)事先推出測試版，這樣企業(yè)完全可以在真正全部部署之前檢查出一些意料之外的問題。

8、硬件超支

買新硬件可以為您節(jié)省開支，這是件大好事。但一些公司還沒有使用虛擬化來降低資本和運(yùn)營支出，因?yàn)檫@樣就無需購買多個(gè)中檔服務(wù)器來運(yùn)行Web服務(wù)、電子郵件服務(wù)、協(xié)作和通信服務(wù)等，從而為企業(yè)節(jié)省出大量的資金來購買一兩個(gè)功能更強(qiáng)大、可以采用虛擬化技術(shù)的服務(wù)器——類似方法，51CTO。com虛擬化頻道也曾多次介紹。這樣做不僅總資本支出較少，還可以降低成本，延長保修期。同時(shí)由于服務(wù)器臺(tái)數(shù)減少了，總用電量也會(huì)減少，運(yùn)營成本往往也會(huì)下降。

一些公司浪費(fèi)資金的另一種做法是，為了一個(gè)進(jìn)度十分緊張的項(xiàng)目購買非常強(qiáng)大的計(jì)算設(shè)備，而當(dāng)該項(xiàng)目結(jié)束后，您還得“供”著這臺(tái)昂貴的設(shè)備?？梢源嫔鲜龇桨傅姆椒ㄊ?，使用諸如Amazon的彈性計(jì)算云（ EC2 ）和類似的以云為基礎(chǔ)的服務(wù)（相關(guān)內(nèi)容可參見51CTO.com云頻道）。這樣，企業(yè)可以依據(jù)需求購買，能夠迅速擴(kuò)大或縮小規(guī)?！髽I(yè)只需要為任何階段實(shí)際利用的資源繳費(fèi)。

9、不能有效利用培訓(xùn)預(yù)算

技術(shù)的發(fā)展是日新月異的，掌握最新技術(shù)對(duì)IT人士來說致關(guān)重要，但一些部門培訓(xùn)預(yù)算的有效利用率卻很低。員工真的需要前往一個(gè)遙遠(yuǎn)的地點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)嗎？還是在本地花費(fèi)更少的成本來完成培訓(xùn)就可以？其實(shí)，企業(yè)可以只派一個(gè)員工代表去參加培訓(xùn)，回來之后和大家分享他/她的培訓(xùn)內(nèi)容；還可以利用DVD或在線教學(xué)的方式縮減開支。

此外還有，培訓(xùn)之后頒發(fā)的證書是否真的很有必要？認(rèn)證對(duì)一定程度的知識(shí)提供了保證。在很多情況下，有認(rèn)證的員工能夠增強(qiáng)公司聲譽(yù)，可以允許其參加供應(yīng)商的合作伙伴計(jì)劃。但是也有這種情況：一些IT工程師利用公司的費(fèi)用考取多個(gè)認(rèn)證證書，這或許對(duì)公司來說是不劃算的——當(dāng)然了，這對(duì)員工找新工作也許很有幫助。

培訓(xùn)是重要的，從長遠(yuǎn)來看受過專業(yè)培訓(xùn)的員工能夠?yàn)楣竟?jié)約成本。但是在預(yù)算緊張的前提下，從每次投入獲得最大的產(chǎn)出并盡量減少浪費(fèi)或許更為重要。

10、差旅費(fèi)的無謂開支

除了培訓(xùn)之外，還有其他情況經(jīng)常會(huì)引起差旅費(fèi)的開銷，比如公司可能會(huì)要求IT部的員工去總部參加會(huì)議、給另一個(gè)分部做專題介紹，或者趕到其他地區(qū)幫助安裝設(shè)備或解決軟件問題。在如今這種資金緊張的情況下，要靈活應(yīng)對(duì)這些情況，看看是否可以通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)議或者遠(yuǎn)程控制軟件來完成。遇到實(shí)在不能避免出差的情況，也可以采取多種措施節(jié)省成本，例如入住價(jià)格更為合理的酒店、設(shè)定餐費(fèi)補(bǔ)助上限或制定每餐補(bǔ)助金額，以及建議員工乘坐機(jī)場巴士而不是出租車……這些措施積少成多，降低的成本也不在小數(shù)。

此外，如果出差的行程只有幾百公里，考慮到機(jī)場方面各種比較麻煩的因素，企業(yè)也可以考慮用自駕車來取代飛機(jī)。這樣既能縮短時(shí)間，還使行程變的更加舒適——當(dāng)然，兩個(gè)或更多的人一起出差時(shí)節(jié)省的費(fèi)用就更多了。

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原文：10 ways IT departments waste money  作者：Debra Littlejohn Shinder

當(dāng)前題目：CIO浪費(fèi)資金十宗罪：如何將預(yù)算用到刀刃上？
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